QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là một thực hành quan trọng áp dụng kiến ​​thức về quy trình, kỹ năng, công cụ, sản phẩm và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đảm bảo con đường vững chắc dẫn đến thành công của dự án bằng cách đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu.

Chúng ta gặp phải các dự án trong cuộc sống hàng ngày của mình - trong kinh doanh và ở nhà. Hãy suy nghĩ về các dự án trong một phút: tại nơi làm việc, bạn có thể đang xây dựng hoặc đóng góp vào một sản phẩm có thể phân phối được (như báo cáo, trang web, công cụ hoặc sản phẩm hoặc thậm chí là một tòa nhà) và ở nhà, bạn có thể chuẩn bị bữa ăn, lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ , hoặc thậm chí đang nâng cấp ngôi nhà của bạn. Và, tất cả chúng đều yêu cầu một số cấp độ quản lý.

Mục tiêu của quản lý dự án

Trong kinh doanh, các dự án thường là các hoạt động duy nhất được tiến hành để đáp ứng các mục tiêu cụ thể. Ví dụ về các dự án có thể là phát triển phần mềm để tăng năng suất của nhân viên, xây dựng một tòa nhà để tổ chức các sự kiện cộng đồng hoặc thiết kế trang web để giảm lượng cuộc gọi đến một doanh nghiệp. Danh sách có thể đi và về. Tất cả các loại dự án này đều yêu cầu một đội ngũ những người chịu trách nhiệm về các khía cạnh khác nhau của việc giao hàng. Ví dụ: bạn có thể thấy một nhà thiết kế, nhà phát triển và người viết quảng cáo làm việc trên các dự án thiết kế trang web. Trong nhiều trường hợp, người quản lý dự án được bố trí nhân viên cho các dự án này để đảm bảo rằng nhóm thực hiện dự án đúng thời hạn, đúng ngân sách và đạt được các mục tiêu đã nêu.

• Vậy, quản lý dự án là gì? Nó không phải là một công cụ hay một con người, nó là một thực hành.
• Người quản lý dự án làm gì?
• Vai trò và trách nhiệm của người quản lý dự án
• Quy trình quản lý dự án
• Lợi ích của việc quản lý dự án là gì?
• Thuật ngữ quản lý dự án
• Các công cụ và nguồn lực quản lý dự án
• Xác định ý nghĩa của quản lý dự án đối với bạn

Vậy quản lý dự án là gì? Nó không phải là một công cụ hay một con người, nó là một thực hành.

Vai trò của người quản lý dự án

Bất kể họ làm việc ở đâu - xây dựng, đại lý tư vấn, nhóm tiếp thị, sản xuất, nhóm nhân sự, nhà phát triển phần mềm và nhà lập kế hoạch sự kiện - hoặc loại dự án mà họ quản lý, người quản lý dự án là những người đàn ông và phụ nữ ở tuyến đầu của dự án, bảo vệ các nhóm, khách hàng và dự án do thông tin sai, bị trễ thời hạn, phạm vi hoạt động và bất kỳ lỗi nào khác. Họ ủng hộ hạnh phúc của những người tham gia vào các dự án của họ và tìm cách đưa ra hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho các quyết định chiến lược nhằm duy trì các mục tiêu của dự án của họ. Đó là một mô tả công việc khổng lồ và nó đòi hỏi sự cân bằng tốt trong việc quản lý các chi tiết hành chính của một dự án và con người của dự án. Mặc dù các PM thường được gộp chung vào khía cạnh “hậu trường” của dự án, nhưng để đạt hiệu quả cao, họ cần phải là một phần của các cuộc trò chuyện về dự án chiến lược lớn hơn.

PM không phải là robot. Họ không ở trong nhóm của bạn để chỉ ghi chú và đảm bảo rằng bạn đang ghi lại thời gian của mình một cách hợp lý. Có, họ làm việc trong bảng tính và theo dõi thời hạn với một tốc độ đôi khi khó chịu. Nhưng vai trò PM rất quan trọng đối với nhóm của bạn vì một số lý do.

Có rất nhiều nhiệm vụ và phẩm chất vô hình của người quản lý dự án, đến nỗi không có gì lạ khi mọi người không hiểu đầy đủ về những gì một PM làm và nếu họ cần hay không. Đây là vấn đề: Bạn luôn cần một PM, bất kể điều gì. PM đó có thể được gọi là nhà sản xuất, người quản lý tài khoản, nhà thiết kế hoặc thậm chí là nhà phát triển.

Vai trò và trách nhiệm của người quản lý dự án

Như đã đề cập, vai trò và thậm chí chức danh có thể hơi khác nhau ở mỗi nơi, nhưng những điều cơ bản về những gì một PM sẽ làm cho một nhóm là khá nhất quán (mặc dù một số có thể ít trang trọng hơn những người khác). Vai trò của người quản lý dự án liên quan đến nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm bao gồm:

• Phương pháp tiếp cận truyền thống
• Phương pháp linh hoạt
• Phương pháp quản lý thay đổi
• Phương pháp luận dựa trên quy trình
• Lập kế hoạch và xác định phạm vi
• Thiết lập và quản lý kỳ vọng
• Quy trình tạo lập kế hoạch dự án
• Quản lý nhiệm vụ
• Lập kế hoạch nguồn lực
• Ước tính thời gian/chi phí
• Phân tích và quản lý rủi ro và vấn đề
• Giám sát và báo cáo tình trạng dự án
• Lãnh đạo nhóm
• Ảnh hưởng chiến lược
• Tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác
• Lập kế hoạch và tạo điều kiện cho các cuộc họp

Điều đó cần đưa vào một bản mô tả công việc - một bản mô tả công việc không thực sự giữ bất kỳ trách nhiệm điều hành hoặc quản lý nào đối với nhóm làm việc trong các dự án. Thông thường, bạn sẽ thấy các PM ở một vị trí khó khăn khi cố gắng làm cho mọi thứ xảy ra, nhưng không có quyền thực sự thúc đẩy một vấn đề. Để điều đó xảy ra, PM phải đạt được sự tin tưởng và tôn trọng của nhóm của họ và có sự chứng thực của quản lý cấp cao.

Quy trình quản lý dự án

Không có cách duy nhất để chạy tất cả các dự án. Bạn sẽ thấy rằng hầu hết các tổ chức dành rất nhiều thời gian để mắc sai lầm và điều chỉnh quy trình của họ để làm cho nó vừa phải, chỉ để thấy rằng khi họ nghĩ rằng nó là “vừa phải” thì nó cần được điều chỉnh lại. Các yếu tố như thay đổi nhu cầu và mục tiêu kinh doanh, đội ngũ nhân viên và chuyên môn mới hoặc khác biệt, công nghệ phát triển hoặc mới thường là một trong những lý do khiến quy trình phải thay đổi. Nhưng điều quan trọng nhất là một tổ chức hoặc một nhóm có một khuôn khổ cơ bản cho cách các dự án hoạt động. Khi bạn nghiên cứu các quy trình quản lý dự án, bạn sẽ thấy rằng hầu hết các mô hình xác định ba giai đoạn cơ bản (với các tên, nhiệm vụ và công việc phân phối khác nhau) để tổ chức các hoạt động:

Nghiên cứu, khám phá và lập kế hoạch

Thông thường, một tổ chức sẽ thực hiện một số cấp độ nghiên cứu để xác định tính hợp lệ của một dự án. Điều này có thể dưới dạng nghiên cứu thị trường, nghiên cứu người dùng, phân tích cạnh tranh, trong số nhiều hoạt động khác. Đây là những bước quan trọng trong dự án giúp xác định mục tiêu và yêu cầu cho những gì cần được thiết kế hoặc xây dựng. Đây cũng là lúc một nhóm dự án có thể cùng nhau xác định cách họ sẽ làm việc cùng nhau và kế hoạch thực hiện của họ sẽ như thế nào, có xem xét tất cả các yếu tố bên ngoài.

Đang thực thi

Một khi dự án được lên kế hoạch, đã đến lúc thực hiện. Việc thực thi có thể diễn ra theo nhiều cách khác nhau, sử dụng các quy trình khác nhau như thác nước, nhanh nhẹn hoặc các biến thể trong đó. Về cơ bản, những gì bạn sẽ thấy trong giai đoạn này là thời gian để cộng tác, tạo, xem xét và lặp lại. Các nhóm sẽ hợp tác với các nhóm bên liên quan để trình bày công việc, chấp nhận phản hồi và hoàn thành các công việc được hai bên đồng ý, dẫn đến việc có thể giao cuối cùng. Điều này xảy ra là giai đoạn có nhiều thay đổi, sự chậm trễ và đôi khi là tranh chấp. Vì lý do đó, nó xảy ra là giai đoạn mà PM hoạt động nhiều nhất.

Kiểm tra, đo lường, lặp lại

Sau khi một dự án được khởi chạy, đã đến lúc đảm bảo rằng nó đang theo dõi tốt mục tiêu của nó. Trong một dự án nhanh, một sản phẩm khả thi tối thiểu (hoặc MVP) sẽ được khởi chạy để nhận được phản hồi sớm để lặp lại. Đối với các dự án thác nước, sản phẩm hoàn chỉnh tính năng sẽ được đưa ra và thử nghiệm. Trong cả hai trường hợp, kết quả kiểm tra sẽ tiết lộ những gì được và không hoạt động cho người dùng và các bên liên quan. Các nhóm sẽ lấy kết quả kiểm tra và thay đổi - hoặc xây dựng - sản phẩm để tạo ra thứ gì đó gần với các mục tiêu đó hơn. Điều này là tự nhiên đối với các dự án nhanh, nhưng không quá nhiều đối với các dự án thác nước, vốn sẽ yêu cầu thêm một dự án mới hoặc “Giai đoạn 2”.

Không có cách nào đúng hay sai để triển khai một quy trình. Điều quan trọng nhất là quá trình này phù hợp với các giá trị và tài năng của tổ chức. Nó sẽ trở nên khá rõ ràng nếu quy trình không phù hợp với một nhóm, bởi vì mọi người sẽ không hài lòng và công việc sẽ không hoàn thành mà không có vấn đề gì. Điều tốt nhất bạn có thể làm khi bắt đầu xử lý là ngồi lại với nhóm của mình để thảo luận về điều gì sẽ hiệu quả nhất và tại sao. Ghi lại các quyết định, triển khai một quy trình và cởi mở thảo luận và thay đổi quy trình khi cần. Hãy ghi nhớ 3 bước trên để có một khuôn khổ tổng thể để vận hành và làm những gì cảm thấy phù hợp với dự án và nhóm của bạn.

Lợi ích của việc quản lý dự án là gì?

Có rất nhiều nhiệm vụ và phẩm chất vô hình của người quản lý dự án đến nỗi không có gì lạ khi mọi người không hiểu hết giá trị của họ. Lợi ích của bất kỳ vai trò nào dường như tùy thuộc vào nhận thức, nhưng phần lớn công việc của một PM là “hậu trường”, vậy làm thế nào bạn có thể chứng minh lợi ích? Đầu tiên, nó bắt đầu với cá nhân. Mỗi và tất cả các PM nên biết vai trò và giá trị của họ và làm theo để trở thành một PM tốt cho nhóm của họ. Thứ hai, nó liên quan đến tổ chức. Một PM sẽ không phát triển mạnh trong một tổ chức không coi trọng vai trò và nhìn thấy lợi ích của nó. Và cuối cùng, lợi ích của việc có một PM trong một nhóm được nhận ra bởi những người làm việc với họ. Nếu họ không được mua, Thủ tướng sẽ rất khó giúp đỡ.

Một số người nhận thấy lợi ích của việc có một PM trong nhóm, còn những người khác thì không. Và điều đó không sao cả - đôi khi chỉ cần có người trong một nhóm nhỏ hơn để xử lý hậu cần và thông tin liên lạc là đủ. Đúng vậy, bạn không phải lúc nào cũng cần PM, nhưng bạn cần một người sẽ xử lý các công việc của PM. Nếu chỉ đơn giản nói rằng quản lý các nhiệm vụ và thông tin liên lạc có thể cung cấp thêm thời gian để các thành viên trong nhóm cộng tác và sáng tạo là không đủ để bán cho bạn giá trị của PM, hãy đọc để biết thêm các lợi ích trực tiếp.

Nhóm hiệu quả hơn

Có một PM trong nhóm của bạn có nghĩa là bạn đã có một người dành riêng để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng lúc và đúng thời điểm. Người đó cũng đang tìm cách đảm bảo rằng các hoạt động thực hành của đội đang diễn ra suôn sẻ và nếu không, họ sẽ được sửa chữa thông qua thảo luận. Đây là điều khiến các nhóm hạnh phúc hơn vì họ có thể tập trung làm việc chăm chỉ và tạo ra những sản phẩm thành công.

Hạnh phúc

Mọi người - khách hàng và nhóm - rời khỏi các dự án được thực hiện đúng thời hạn và trong ngân sách với nụ cười trên môi. Họ cũng rất vui khi họ giao tiếp tốt. Đoán xem ai là người giúp biến tất cả những điều đó thành hiện thực?

Cơ quan

Các nhóm với người quản lý dự án được hưởng lợi từ thực tế là ai đó đang chú ý đến cách thức, thời điểm và lý do tại sao điều gì đó sẽ xảy ra. Các PM tuyệt vời sử dụng các công cụ như kế hoạch dự án và ma trận RACI để giúp tìm hiểu chi tiết. Khi bạn có một PM chuyên dụng, bạn sẽ có thời gian để tổ chức và sử dụng các công cụ phù hợp để giúp đỡ một nhóm.

Tăng trưởng và phát triển nhóm

Khi bạn đang cố gắng thực hiện một nhiệm vụ và quản lý nó cùng với mọi người và mọi thứ khác, nó có thể rất khó khăn. Điều đó có nghĩa là bạn không có thời gian để tập trung vào sản phẩm công việc của mình, hoặc phát triển các chiến lược hoặc phương pháp luận để thực hiện nó tốt hơn. Khi một PM tham gia, căng thẳng đó sẽ được xóa bỏ và nhóm có thể cộng tác và phát triển bằng cách thử các phương pháp tiếp cận mới để phân phối. Có điều gì đó để nói về việc để các chuyên gia chỉ tập trung vào công việc của họ (ngay cả khi chuyên gia đó là một PM).

Tính linh hoạt

Các PM tuyệt vời biết rằng các dự án luôn thay đổi và họ luôn chú ý đến nó. Và khi sự thay đổi đó trở thành một yếu tố thực sự, họ ngay lập tức tìm cách thích ứng với đường đi của dự án. Có một PM trong nhóm của bạn có nghĩa là bạn sẽ luôn biết khi nào có rủi ro, vấn đề hoặc thay đổi sắp xảy ra và bạn sẽ có thể lập kế hoạch cho chúng.

Chất lượng

Khi nhóm của bạn tập trung vào công việc của họ, chất lượng công việc sẽ tăng lên vì họ có tất cả thời gian họ cần (tốt, trong phạm vi) để thực hiện công việc đó. Và, một PM giỏi sẽ luôn có chất lượng công việc trong tâm trí họ vì họ giúp giao công việc cho các bên liên quan. Việc một PM đóng góp cho các bài đánh giá nội bộ, hiệu đính nội dung và đảm bảo rằng công việc đó hoàn hảo trước khi nó được đưa ra ngoài là điều thường thấy.

Số lượng

Đây là điều quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp. Khi bạn loại bỏ gánh nặng của PM khỏi nhóm của mình và đặt nó cho một người, bạn giải phóng thời gian của họ để thực hiện nhiều dự án hơn và sản xuất nhiều công việc hơn. Nghe có vẻ như một đôi bên cùng có lợi.

Chắc chắn có nhiều lợi ích hơn nữa đối với việc quản lý dự án, chẳng hạn như các dữ kiện và chi tiết khó mà bạn nhận được từ các báo cáo và phân phối PM điển hình: tính minh bạch về ngân sách và tiến trình, trách nhiệm giải trình cho các nhiệm vụ, v.v. Đó có xu hướng là những điều mọi người nghĩ đến khi họ nghe “quản lý dự án” và chúng hoàn toàn mang lại lợi ích to lớn. Nhưng như bạn thấy, những lợi ích đó tạo ra những lợi ích khác không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn ảnh hưởng đến con người và quá trình.

Các công cụ và nguồn lực quản lý dự án

Để trở thành một nhà quản lý dự án giỏi, bạn phải tự đào tạo và cập nhật những gì đang diễn ra trong ngành của bạn. Các bài báo, sách, khóa học, blog, bản tin, mẫu và tài nguyên mới được cung cấp cho các PM và những người đam mê PM mỗi ngày. Nhưng làm thế nào để bạn theo kịp tất cả? Không dễ để vượt qua tất cả và biết điều gì sẽ phù hợp nhất với bạn, và chúng tôi hiểu được điều đó. Đó là lý do tại sao trong vài năm qua, TeamGantt đã sản xuất rất nhiều nội dung tuyệt vời để giúp bạn trở thành người quản lý dự án tốt hơn. Xem các tài nguyên sau:

• Tài nguyên quản lý dự án
• Blog
• Quản lý dự án
• Hướng dẫn lập kế hoạch dự án
• Tại sao giao tiếp lại quan trọng trong quản lý dự án
• Cách thuê một người quản lý dự án hoàn hảo cho nhóm của bạn
• Công cụ quản lý dự án: Phần mềm biểu đồ Gantt cộng tác

Phương pháp quản lý dự án

Nói quản lý dự án có thể mang tính kỹ thuật, nhưng tất cả đều quay lại các điều khoản giúp dự án đi đúng hướng. Dưới đây là danh sách các thuật ngữ mà mọi người quản lý dự án nên biết:

Nhanh nhẹn

Các phương pháp luận Agile dựa trên suy nghĩ rằng các nhóm phát triển phần mềm tự tổ chức có thể mang lại giá trị thông qua lặp lại và cộng tác. Tuyên ngôn Agile cho Phát triển Phần mềm được chính thức phát triển vào năm 2001 bởi 17 học viên và dựa trên bộ giá trị cốt lõi là cung cấp giá trị và hợp tác với khách hàng. Các nguyên tắc là:

• Các cá nhân và sự tương tác trên các quy trình và công cụ
• Phần mềm làm việc dựa trên tài liệu toàn diện
• Sự cộng tác của khách hàng trong quá trình đàm phán hợp đồng
• Ứng phó với sự thay đổi so với việc tuân theo một kế hoạch

Giả định

Khi các PM hoặc nhóm đưa ra các giả định, họ phải truyền đạt chúng, bởi vì các giả định của dự án có thể ảnh hưởng đến phạm vi, mục tiêu, khả năng phân phối và kết quả. Trên thực tế, các giả định có thể thiết lập bối cảnh cho cách một dự án được xác định và thậm chí thực hiện. Bạn sẽ thấy các nhà quản lý dự án đưa ra các giả định và biến chúng thành các cuộc trò chuyện lớn hơn, mục hàng phạm vi, sự kiện quan trọng, các sản phẩm phân phối và bất kỳ điều gì khác để đảm bảo rằng nhóm đang hoạt động dựa trên các sự kiện cụ thể.

Thay đổi cách quản lý

Các dự án thay đổi thường xuyên và nhiệm vụ của PM là đảm bảo rằng tất cả mọi người - khách hàng, nhóm và bất kỳ bên liên quan nào khác - nhận thức được sự thay đổi và tác động của nó. Khi phạm vi hoặc các yêu cầu kinh doanh thay đổi trong suốt dự án, rất có thể nỗ lực, chi phí liên quan và thời hạn có thể không còn hiệu lực. Trong trường hợp này, Thủ tướng sẽ soạn thảo lệnh thay đổi hoặc tài liệu yêu cầu thay đổi để chính thức hóa thay đổi và các tác động liên quan của nó.

Khách hàng / người mua

Điều này có thể có nghĩa là một vài điều. Các PM làm việc trong không gian tư vấn như đại lý quảng cáo hoặc công ty xây dựng làm việc với khách hàng để xây dựng hoặc cung cấp sản phẩm. Các PM cần tính đến những khách hàng đó khi xây dựng quy trình, trình bày công việc và đạt được sự chấp thuận. Đồng thời, những khách hàng đó có thể có khách hàng hoặc khách hàng mà họ đang cố gắng làm hài lòng khi xây dựng sản phẩm. Thông thường, trong không gian kỹ thuật số, bạn sẽ nghe thấy những người đó được gọi là “người dùng” và rất nhiều việc phải làm để đảm bảo rằng một sản phẩm được tạo ra để làm hài lòng những người này.

Ràng buộc

Ràng buộc là những hạn chế nằm ngoài tầm kiểm soát của nhóm dự án và cần được quản lý. Ví dụ về điều này có thể là phạm vi hoặc ngân sách, hoặc dòng thời gian. Bạn chỉ có thể làm được rất nhiều thứ trong những việc đó, vì vậy họ đặt ra một hạn chế đối với sản phẩm làm việc. Các nhà quản lý dự án hiểu rõ những ràng buộc này, bởi vì nhiệm vụ của họ là giữ cho các dự án trong tiến độ và ngân sách.

Đường dẫn tới hạn

Đường dẫn tới hạn là chuỗi các giai đoạn xác định thời gian tối thiểu cần thiết cho một hoạt động, đặc biệt khi được phân tích trên máy tính cho một tổ chức lớn. Đó là một kỹ thuật quản lý dự án chính thức, từng bước để lập kế hoạch quy trình xác định các nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng với mục tiêu ngăn ngừa các vấn đề về lịch trình hoặc dòng thời gian và tắc nghẽn quy trình.

Chuyển giao

Một phân bổ là bất kỳ kết quả hữu hình mà là sản phẩm của dự án hoặc được sản xuất trên đường đi để đạt được sự đồng thuận, hoặc được giao vào cuối như các sản phẩm công việc chính thức. Ví dụ về phân phôi bao gồm thiết kế trực quan, tài liệu, kế hoạch, mã, mẫu, bản in màu xanh, bằng chứng, các tòa nhà, các ứng dụng, các trang web, sản phẩm, vv

Sự phụ thuộc

Trong quản lý dự án, một sự phụ thuộc dùng để chỉ một công việc gì không thể xảy ra mà không cần tiền nhiệm của nó được hoàn thành. Đây là một chi tiết quan trọng mà các PM cần xem xét khi lập dự án. Các công cụ lập kế hoạch như TeamGantt giúp bạn dễ dàng chỉ ra và theo dõi các yếu tố phụ thuộc.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ gantt là một biểu đồ trong đó một loạt các đường ngang thể hiện số lượng công việc được thực hiện hoặc sản xuất đã hoàn thành trong những khoảng thời gian nhất định liên quan đến số lượng được lên kế hoạch cho những khoảng thời gian đó. TeamGantt tạo ra các biểu đồ gantt đẹp mắt để giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ dự án, sự phụ thuộc, tài nguyên và thậm chí cả thông tin liên lạc. Tìm hiểu thêm về biểu đồ Gantt!

Mục tiêu/mục đích

Mục tiêu hoặc mục tiêu của dự án là một tuyên bố bằng văn bản về mục đích và kết quả của dự án. Mục tiêu được sử dụng để giúp đưa ra quyết định khi ở ngã ba đường, hoặc điểm do dự (hoặc thậm chí phạm vi) của các dự án, bởi vì các mục tiêu quyết định sự thành công của dự án.

Vấn đề

Các nhà quản lý dự án liên tục săn lùng các vấn đề của dự án để họ có thể đánh sập chúng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn. Các vấn đề thường cản trở tiến độ của dự án và không phải lúc nào người quản lý dự án hoặc nhóm dự án cũng có thể giải quyết được nếu không có sự tham vấn từ bên ngoài. Một ví dụ phổ biến về vấn đề của dự án tiếp thị là khi nội dung vắng mặt hoặc giao hàng muộn. Khi điều đó xảy ra, nó sẽ giữ vững tiến độ và thường yêu cầu dời thời hạn.

Cột mốc

Cột mốc quan trọng là một hành động hoặc sự kiện đánh dấu một sự thay đổi hoặc giai đoạn quan trọng trong quá trình sản xuất hoặc phát triển một dự án. Theo định nghĩa quản lý dự án của nó, một cột mốc có thời hạn bằng 0 và không cần nỗ lực, bởi vì không có công việc nào liên quan đến nó. Về cơ bản, đó là một điểm trong kế hoạch dự án báo hiệu công việc quan trọng đã được hoàn thành và dự án sẽ chuyển sang một giai đoạn mới.

Quy trình / phương pháp

Có một số cách để quản lý dự án, vì các phương pháp và quy trình đã được chính thức hóa và giảng dạy trong vài năm - bao gồm các phương pháp thác nước và nhanh. Thật tốt khi biết các phương pháp được tạo ra như thế nào và tự quyết định xem chúng có thể được điều chỉnh như thế nào trong công việc bạn đang làm hiện nay. Vì vậy, nếu bạn đang muốn tìm hiểu, hãy xem chương của chúng tôi về các phương pháp quản lý dự án, bao gồm:

• Phương pháp tiếp cận truyền thống
• Phương pháp linh hoạt
• Phương pháp quản lý thay đổi
• Phương pháp luận dựa trên quy trình

Chương trình

Khi làm việc trên một số dự án được kết nối theo một cách nào đó (mục tiêu, sản phẩm, khách hàng, v.v.), nó thường được gọi là một chương trình. Chương trình tự nó không phải là một dự án với các sản phẩm phân phối. Nó cung cấp khả năng quản lý tổng thể để đảm bảo rằng tất cả các dự án được bao gồm đều có một điểm giao tiếp trung tâm, cung cấp sự nhất quán và liên kết để có thời gian, nhịp độ và phê duyệt thích hợp cho tất cả các dự án được kết nối với nhau.

Quản lý chương trình

Các nhà quản lý chương trình thường không chỉ chịu trách nhiệm về các dự án, mà còn với các sáng kiến ​​chiến lược lớn hơn và đôi khi là các nhóm quản lý dự án. Khi nói đến các chương trình - hoặc tập hợp các dự án - chúng giúp nêu rõ các mục tiêu và mục tiêu của các dự án được kết nối đó và kết quả của chúng sẽ tác động như thế nào đến hoạt động kinh doanh nói chung. Biết được những mục tiêu này giúp người quản lý chương trình tập trung vào chiến lược thực hiện từng dự án và cách hoàn thành chúng với các nguồn lực và thành viên trong nhóm thích hợp.

Dự án

Điều này đã được đề cập ở đầu chương này. Dự án là các hoạt động duy nhất được tiến hành để đáp ứng các mục tiêu cụ thể. Ví dụ về các dự án có thể là phát triển phần mềm để tăng năng suất của nhân viên, xây dựng một tòa nhà để tổ chức các sự kiện cộng đồng hoặc thiết kế trang web để giảm lượng cuộc gọi đến một doanh nghiệp.

Quản lý dự án

Cũng đã được đề cập trước đó trong chương này, các nhà quản lý dự án là những người đàn ông và phụ nữ ở tuyến đầu của các dự án, bảo vệ các nhóm, khách hàng và dự án của họ khỏi thông tin sai lệch, trễ thời hạn, phạm vi và bất kỳ thất bại nào khác. Họ ủng hộ hạnh phúc của những người tham gia vào các dự án của họ và tìm cách đưa ra hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho các quyết định chiến lược nhằm duy trì các mục tiêu của dự án của họ. Đó là một mô tả công việc khổng lồ và nó đòi hỏi sự cân bằng tốt trong việc quản lý các chi tiết hành chính của một dự án và con người của dự án. Mặc dù các PM thường được gộp chung vào khía cạnh “hậu trường” của dự án, nhưng để đạt hiệu quả cao, họ cần phải là một phần của các cuộc trò chuyện về dự án chiến lược lớn hơn.

Giai đoạn dự án

Để tổ chức các dự án, các PM sẽ tổ chức một loạt các nhiệm vụ hoặc phân công thành các giai đoạn. Trong một dự án thiết kế lại trang web, các giai đoạn hợp lý có thể là định nghĩa, thiết kế, phát triển và triển khai.

Kế hoạch dự án / dòng thời gian / lịch trình

Các PM tạo kế hoạch dự án để lập biểu đồ về cách một dự án sẽ được hoàn thành. Kế hoạch dự án tốt hiển thị quy trình tổng thể trong các giai đoạn, công việc và nhiệm vụ cùng với các chi tiết tương ứng về người chịu trách nhiệm, ngày bắt đầu và kết thúc công việc và bất kỳ ghi chú liên quan nào cho từng nhiệm vụ. Kế hoạch dự án là một hình thức giao tiếp và được cho là một trong những nội dung quan trọng nhất trong một dự án, vì nó cung cấp thông tin chi tiết về những gì sẽ xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình dự án. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều kế hoạch mẫu và mẫu trên trang web TeamGantt.

Nhóm dự án

Nhóm dự án bao gồm những người chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ và hoàn thành các công việc được giao trong một dự án. Các nhóm dự án khác nhau tùy theo ngành và loại dự án, và các công ty tuyển dụng các thành viên trong nhóm phù hợp với chuyên môn để tiến hành công việc.

Yêu cầu

Yêu cầu rất quan trọng để hoàn thành đúng dự án. Các yêu cầu thường được bao gồm trong phạm vi công việc chi tiết và xác định cách sản phẩm phải hoạt động, xuất hiện và hoạt động trong các mục tiêu đã nêu.

Tài nguyên

Đây là một thuật ngữ cho đến nay ít con người nhất trong tất cả các thuật ngữ PM. Nguồn lực là những người thực hiện công việc trong các dự án. Một thuật ngữ tốt hơn ở đây sẽ là “nhân viên” hoặc “nhóm” nhưng vì một số lý do, chúng tôi quay trở lại điều này. Bạn sẽ thấy hoặc nghe về “kế hoạch nguồn lực”, được tạo ra để đảm bảo rằng nhân viên được phân công đúng cách cho các dự án và không bị sử dụng quá mức hoặc thiếu. Một cách đơn giản để giải quyết vấn đề này là sử dụng chức năng nguồn lực trong TeamGantt, cho phép bạn phân công mọi người vào các nhiệm vụ và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Rủi ro

Các vấn đề gây ra rủi ro! Khi các PM nói về rủi ro, họ đang nghĩ về các vấn đề tiềm ẩn hoặc các sự kiện gây ra sự cố cùng với xác suất sự kiện đó sẽ xảy ra và nó sẽ tác động như thế nào đến dự án tổng thể. Một cách tốt để duy trì một nhóm theo dõi các rủi ro tiềm ẩn là đưa vào sổ đăng ký rủi ro (hoặc danh sách các rủi ro, vấn đề và kế hoạch giảm thiểu) trong báo cáo trạng thái thường xuyên.

Phạm vi

Phạm vi mô tả chi tiết những gì sẽ và sẽ không có trong một dự án. Nó xác định những gì dự án sẽ cung cấp và những gì nó sẽ không cung cấp. Khi ở trong một tổ chức tư vấn (như công ty quảng cáo), điều này sẽ thành hình trong một tài liệu chính thức. Khi làm việc cho một nhóm nội bộ, nó có thể hình thành ngắn gọn hoặc thậm chí ở định dạng ít chính thức hơn như email.

Nhà tài trợ (nhà tài trợ điều hành và nhà tài trợ dự án)

Khi làm việc trong các dự án lớn, bạn có thể nghe người ra quyết định cuối cùng hoặc nhà tài trợ được gọi là nhà tài trợ dự án. Người này có quyền tối cao đối với dự án và sẽ tham gia để đưa ra các quyết định tài trợ, giải quyết các vấn đề và thay đổi phạm vi, phê duyệt các sản phẩm phân phối và đưa ra định hướng chiến lược tổng thể. Đồng thời, nhà tài trợ thường chịu trách nhiệm vô địch cho một dự án trong một tổ chức, đảm bảo rằng tất cả đều hoạt động tốt.

Bên liên quan

Các bên liên quan là những người có liên quan thực tế đến kết quả của dự án. Họ có thể là nội bộ của dự án (bộ phận tiếp thị, CNTT và các bộ phận khác), nhưng cũng có thể là bên ngoài dự án (nhà cung cấp, nhà đầu tư, đối tác, v.v.). Các PM làm việc với các nhóm bên liên quan để đảm bảo rằng họ biết về sự phát triển của dự án và là một phần của quá trình ra quyết định khi cần thiết.

Thác nước

Waterfall chắc chắn là một trong những phương pháp PM được biết đến rộng rãi và thực hành nhất. Thành phần quan trọng trong việc chạy một dự án thác nước là hoàn thành một nhiệm vụ và giao nó để sử dụng hoặc xây dựng dựa trên một nhiệm vụ hoặc giai đoạn tiếp theo. Điều này đòi hỏi phải có một lượng lớn kế hoạch và thu thập các yêu cầu trước khi công việc bắt đầu. Nếu không có kế hoạch ban đầu đó, các bước có thể bị bỏ lỡ, không hoàn thành, hoặc thậm chí không đúng hướng. Hơn nữa, bất kỳ sự thay đổi nào đối với các yêu cầu của dự án đều có thể gây ra thay đổi về phạm vi.

Bây giờ đến lượt bạn: Xác định ý nghĩa của quản lý dự án đối với bạn

Giáo dục bản thân về quản lý dự án là bước đầu tiên để xác định tổ chức của bạn cần gì về vai trò, quy trình và mọi thứ khác trong PM. Công việc tốt nhất bạn có thể làm là lấy thông tin này và điều chỉnh nó cho phù hợp với tình huống của bạn. Một cách để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng là tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

• Bây giờ tôi đã biết quản lý dự án là gì và hiểu vai trò của mình, tôi có nghĩ nó phù hợp với tổ chức của tôi không?
• Những điều mà một PM sẽ làm cho nhóm của tôi là gì? Và họ sẽ cung cấp những lợi ích gì?
• Quy trình của chúng tôi có phù hợp với chúng tôi không? Nếu không, tôi nên khám phá những con đường nào?
• Tôi cần học gì nữa về quản lý dự án?

Có rất nhiều câu hỏi bạn có thể hỏi, nhưng hãy thử những câu hỏi này. Hoặc, thậm chí tốt hơn, hãy nói chuyện với người quản lý dự án, người có thể giúp bạn xác định con đường đúng đắn cho tổ chức của bạn.

Xem thêm các bài viết khác >>