Cách viết Báo cáo công việc

Cách viết Báo cáo công việc

Báo cáo kinh doanh thường là một phần chung trong trách nhiệm công việc của nhiều người. Có một số loại báo cáo công việc mà bạn có thể được yêu cầu viết, bao gồm báo cáo công việc hàng ngày, báo cáo bán hàng và phân tích. Mặc dù không có định dạng nhất định để viết báo cáo công việc, nhưng bạn có thể thực hiện một số bước nhất định để đảm bảo bạn soạn báo cáo hiệu quả và chuyên nghiệp nhất có thể.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về báo cáo công việc là gì, cách viết báo cáo hiệu quả cũng như mẫu và các ví dụ về báo cáo công việc mà bạn có thể sử dụng để soạn thảo báo cáo của riêng mình.

1.  Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc là một tài liệu chính thức thảo luận thông tin về một chủ đề cụ thể liên quan đến một khía cạnh công việc của bạn. Hầu hết các báo cáo công việc được gửi đến một đối tượng cụ thể chẳng hạn như người quản lý. Có nhiều loại báo cáo có thể cần được viết tại nơi làm việc, bao gồm báo cáo bán hàng, báo cáo hàng ngày, báo cáo ngân sách và báo cáo phân tích dữ liệu kinh doanh. Tùy thuộc vào loại, bạn có thể nhận được một bản tóm tắt báo cáo nêu rõ những gì bạn nên đưa vào báo cáo của mình. Hầu hết các báo cáo nên được viết theo định dạng có cấu trúc để thể hiện rõ ràng những gì báo cáo đang cố gắng truyền đạt.

2.  Quy định báo cáo công việc

Viết báo cáo công việc hiệu quả cần thực hành và đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt. Bạn càng viết nhiều báo cáo, bạn càng soạn chúng hiệu quả hơn. Sau đây là các bước bạn có thể thực hiện 5 bước để viết một báo cáo chuyên nghiệp tại nơi làm việc:

Xác định đối tượng của bạn

Quyết định thông tin nào bạn sẽ bao gồm

Cấu trúc báo cáo của bạn

Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn và chuyên nghiệp

Đọc hiệu đính và chỉnh sửa báo cáo của bạn

1. Xác định đối tượng của bạn

Biết ai sẽ đọc báo cáo của bạn là một bước quan trọng trong việc xác định cách bạn sẽ định dạng báo cáo của mình, những gì bạn sẽ bao gồm và giọng điệu bạn nên sử dụng khi viết nó. Ví dụ: nếu bạn đang viết báo cáo bán hàng cho người quản lý của mình, liệu có ai khác đang đọc báo cáo không? Nếu bạn đang soạn báo cáo phân tích kinh doanh, cấp trên của bạn sẽ đọc báo cáo hay chỉ người giám sát trực tiếp của bạn? Xác định những người sẽ đọc báo cáo của bạn và cung cấp báo cáo cho những người cụ thể này.

1. Quyết định thông tin nào bạn sẽ đưa vào

Sau khi xác định đối tượng của mình là ai, bạn nên tập trung vào việc xác định mục đích của báo cáo để quyết định thông tin nào nên được đưa vào. Nếu bạn biết ai sẽ đọc báo cáo, bạn có thể đặt câu hỏi về những gì họ mong đợi được xem. Chọn bao gồm thông tin sẽ cung cấp bức tranh rõ ràng nhất về những gì bạn đang cố gắng truyền tải. Ví dụ: nếu bạn đang viết báo cáo bán hàng, báo cáo của bạn có thể cần bao gồm thông tin về việc liệu các mục tiêu bán hàng có đang được đáp ứng hay không, các sản phẩm và dịch vụ đang bán chạy nhất, những thách thức mà bạn hoặc nhóm của bạn đang gặp phải và dự báo doanh số của bạn cho tháng tiếp theo hoặc quý.

1. Cấu trúc báo cáo của bạn

Khi viết báo cáo, bạn nên cấu trúc nó sao cho dễ đọc và dễ hiểu. Mặc dù mỗi báo cáo sẽ khác nhau về các phần bạn nên đưa vào, nhưng bạn có thể sử dụng các thành phần báo cáo sau làm hướng dẫn khi viết báo cáo của mình:

Tiêu đề hoặc trang tiêu đề

Tóm tắt / tóm tắt điều hành mô tả ngắn gọn nội dung báo cáo của bạn

Mục lục (nếu báo cáo là hơn một vài trang)

Phần mở đầu mô tả mục đích của bạn khi viết báo cáo

Một đoạn thân bài trong đó bạn bao gồm thông tin bạn đang truyền đạt với báo cáo

Kết luận hoặc khuyến nghị tùy thuộc vào mục đích của báo cáo

1. Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn và chuyên nghiệp

Bạn nên cố gắng sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn khi viết báo cáo của mình. Cố gắng nói rõ ràng và nhanh nhất có thể và sử dụng ngôn ngữ đơn giản nhưng chuyên nghiệp. Tránh sử dụng những câu "thô tục" hoặc dài dòng khi có thể. Ví dụ: thay vì nói "bạn có thể thấy hữu ích khi thường xuyên làm mới hộp thư đến của mình để cập nhật email", bạn có thể nói "thường xuyên làm mới hộp thư đến của mình".

1. Đọc lại và chỉnh sửa báo cáo của bạn

Soát lỗi báo cáo công việc của bạn là một bước cần thiết trong quá trình viết báo cáo. Điều này mang lại cho bạn cơ hội để đảm bảo rằng bài viết của bạn chuyên nghiệp nhất có thể và để nắm bắt bất kỳ lỗi nào trước khi bạn gửi đi. Soát lỗi cũng cho phép bạn cắt bỏ mọi thông tin không cần thiết và đảm bảo rằng báo cáo của bạn hiệu quả và hiệu quả nhất có thể. Khi bạn đã viết xong báo cáo của mình, hãy dành nó sang một bên hoặc hơn một giờ trước khi bạn đọc lại. Điều này sẽ cho phép bạn xem báo cáo một cách mới mẻ và nắm bắt được những sai lầm mà bạn có thể chưa từng thấy trước đây.

3.  Mẫu báo cáo công việc bằng word

Sau đây là mẫu bạn có thể sử dụng khi định dạng báo cáo công việc:

[Tên dự án]

[Ngày]

[Người soạn: họ và tên của bạn]

[Tên công ty]

[Tóm tắt hoặc tóm tắt: Sử dụng phần này để ghi chú kết luận hoặc khuyến nghị sẽ được đưa ra trong báo cáo. Bạn cũng nên đưa những ý kiến ​​quan trọng nhất được thảo luận vào báo cáo. Nếu bạn đang viết báo cáo công việc hàng ngày hoặc báo cáo tiến độ, bạn không cần phải bao gồm phần này.]

[Phần mở đầu: Phần giới thiệu của bạn nên có từ hai đến bốn đoạn tóm tắt những gì bạn sẽ trình bày trong báo cáo cũng như lý do bạn viết báo cáo. Hãy cụ thể và ngắn gọn nhất có thể khi viết phần giới thiệu của bạn để người đọc có thể hiểu rõ ràng những gì họ sẽ tìm thấy trong báo cáo của bạn. Đối với báo cáo hàng ngày hoặc báo cáo tiến độ, phần giới thiệu của bạn chỉ cần một vài câu mô tả chi tiết công việc bạn đã hoàn thành và những gì bạn dự định làm tiếp theo.]

[Nội dung: Đối với phần nội dung báo cáo, bạn nên tập trung vào chi tiết thông tin bạn muốn Truyền tải. Bạn có thể bao gồm các kết quả, kết luận và phát hiện liên quan đến một dự án. Đối với báo cáo hàng ngày hoặc báo cáo tiến độ, hãy bao gồm những thành tích bạn đã đạt được hoặc nhiệm vụ bạn đã hoàn thành.]

[Khuyến nghị: Trong phần này, bạn nên liệt kê các khuyến nghị của mình dựa trên kết luận hoặc kết quả của một dự án hoặc sẽ giải quyết một vấn đề cụ thể. Ví dụ: bạn có thể viết "dành một giờ đào tạo nhân viên về sổ tay mới mỗi tuần" như một lời đề nghị. Đối với báo cáo hàng ngày hoặc báo cáo tiến độ, bạn có thể liệt kê các mục tiêu hoặc nhiệm vụ tiếp theo của mình trong phần này.]

[Kết luận: Kết luận: Kết luận báo cáo của bạn bằng cách tóm tắt các phát hiện hoặc kết quả được thảo luận và nhắc lại các khuyến nghị quan trọng nhất.]

4.  Ví dụ về Mẫu báo cáo chuẩn

Sau đây là ví dụ về một báo cáo công việc mà bạn có thể sử dụng làm hướng dẫn khi viết báo cáo của riêng mình tại nơi làm việc:

Ngày 13 tháng 10 năm 20XX

Người soạn :

Công ty CP Tư vấn Đầu tư và Thiết kế Xây dựng Minh Phương

Báo cáo này nhằm cung cấp thông tin cập nhật về dự án XYZ sẽ đến hạn vào ngày 15 tháng 12. Dự án này sẽ dẫn đến việc tạo ra một sổ tay nhân viên mới bao gồm các quy tắc và quy định cập nhật cũng như việc tăng thời gian nghỉ được trả lương đã được phê duyệt. Cuốn sổ tay này sẽ có tác dụng nâng cao nhận thức của nhân viên về những kỳ vọng tại nơi làm việc cũng như thông báo cho họ về những lợi ích mới đã được thực hiện gần đây.

Tóm tắt công việc đã hoàn thành:

Tính đến ngày này, tôi đã hoàn thành những việc sau cho dự án XYZ: Đã xác minh tất cả thông tin sẽ có trong sổ tay với quản lý cấp trên và bộ phận nhân sự

Soạn thảo mục lục

Bố cục định dạng của sổ tay

Bao gồm 12 trang đầu tiên của sổ tay

Các nhiệm vụ cần hoàn thành trước ngày 22 tháng 10 năm 20XX:

Soạn thêm 5 trang sổ tay

Hiệu đính và chỉnh sửa tất cả các trang đã hoàn thành cho đến ngày này

Yêu cầu trưởng phòng nhân sự đọc nội dung sổ tay để đảm bảo tính chính xác

Kết luận

Dự án XYZ đang trên đà hoàn thành theo ngày đã định. Dự án này hiện không có trở ngại hoặc vấn đề rõ ràng nào, nhưng nếu chúng phát sinh, chúng sẽ được giải quyết kịp thời.