QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ

QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ THEO QUY ĐỊNH MỚI VÀ THỰC HÀNH ĐẤU THẦU QUA MẠNG

Trong những năm trở lại đây, hệ thống pháp luật về đấu thầu của Việt Nam liên tục được hoàn thiện theo hướng minh bạch – cạnh tranh – hiệu quả – hiện đại hóa. Hoạt động đấu thầu mua sắm trang thiết bị, đặc biệt đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước, vốn vay ODA, vốn đầu tư công… trở thành một quy trình bắt buộc, có tính pháp lý cao, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của dự án và uy tín của chủ đầu tư.

Song song với đó, quá trình chuyển đổi số quốc gia thúc đẩy mạnh mẽ việc áp dụng đấu thầu qua mạng, giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, chống tiêu cực và nâng cao tính công khai trong lựa chọn nhà thầu. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia được vận hành với chức năng đăng tải thông tin, phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, chấm thầu và công bố kết quả theo hình thức trực tuyến.

Bài nghiên cứu dưới đây trình bày chi tiết quy trình, thủ tục đấu thầu mua sắm trang thiết bị theo quy định mới, đồng thời phân tích sâu nguyên tắc, kỹ thuật, rủi ro và kinh nghiệm thực tiễn trong tổ chức đấu thầu qua mạng, phù hợp đăng trên báo, tạp chí chuyên ngành hoặc làm tài liệu đào tạo.

II. KHUNG PHÁP LÝ VỀ ĐẤU THẦU MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ

1. Các căn cứ pháp luật hiện hành

Hoạt động đấu thầu được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật mang tính toàn diện, gồm:

·        Luật Đấu thầu 2023.

·        Nghị định hướng dẫn về lựa chọn nhà thầu và quản lý chi phí mua sắm.

·        Thông tư ban hành mẫu hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

·        Quy định về cung cấp, đăng tải thông tin đấu thầu, quản lý hồ sơ điện tử trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Khung pháp lý này tạo nền tảng cho mọi chủ đầu tư, nhà thầu và tổ chức tư vấn thực hiện đúng quy trình, tránh sai sót trong quá trình lựa chọn nhà thầu mua sắm trang thiết bị.

2. Phạm vi áp dụng

Đấu thầu mua sắm trang thiết bị được áp dụng cho:

·        Các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn đầu tư công.

·        Các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng nguồn tài chính công.

·        Các doanh nghiệp nhà nước mua sắm tài sản, thiết bị, vật tư.

·        Các tổ chức, cá nhân tự nguyện áp dụng luật đấu thầu để minh bạch hóa việc mua sắm.

Bất kỳ gói thầu nào có sử dụng vốn công đều bắt buộc phải thực hiện theo quy trình đấu thầu do pháp luật quy định.

III. QUY TRÌNH ĐẤU THẦU MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ

1. Lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Đây là bước đầu tiên, mang tính nền tảng. Chủ đầu tư căn cứ:

·        nhu cầu trang thiết bị,

·        tổng mức đầu tư,

·        tiêu chuẩn kỹ thuật dự kiến,

·        tiến độ,

·        điều kiện tài chính và pháp lý,

để xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Kế hoạch được trình cấp thẩm quyền phê duyệt và là cơ sở pháp lý quan trọng cho toàn bộ dự án.

2. Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu (HSMT)

HSMT đóng vai trò quyết định chất lượng gói thầu. Một HSMT tốt phải:

·        Xác định rõ tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị.

·        Đưa ra yêu cầu năng lực tài chính, kinh nghiệm của nhà thầu.

·        Đề xuất phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu minh bạch.

·        Quy định rõ tiến độ giao hàng, bảo hành, bảo trì.

·        Mô tả yêu cầu quản lý chất lượng, nguồn gốc xuất xứ.

Đối với gói mua sắm thiết bị chuyên dụng (y tế, cơ khí, công nghệ…), phần mô tả kỹ thuật phải cụ thể để tránh hiểu nhầm hoặc mở lối cho thiết kế “đo ni đóng giày”.

3. Tổ chức phát hành HSMT và mời thầu

Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu:

·        Đấu thầu rộng rãi: phát hành HSMT công khai.

·        Đấu thầu hạn chế: chỉ mời các nhà thầu đủ năng lực.

·        Chào hàng cạnh tranh: áp dụng cho gói thầu có giá trị nhỏ.

Thông tin mời thầu phải được đăng tải công khai để tất cả nhà thầu quan tâm có cơ hội tiếp cận bình đẳng.

4. Nhận hồ sơ dự thầu (HSDT)

Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu, bao gồm:

·        tư cách pháp nhân,

·        báo cáo tài chính,

·        hợp đồng tương tự,

·        đề xuất kỹ thuật,

·        đề xuất tài chính,

·        cam kết thực hiện.

Việc nộp hồ sơ có thể bằng bản giấy hoặc điện tử tùy theo hình thức đấu thầu.

5. Mở thầu và đánh giá HSDT

Đây là công đoạn quan trọng nhất trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

·        Mở thầu: công khai, minh bạch, đúng thời điểm quy định.

·        Đánh giá kỹ thuật: xem xét giải pháp, công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật.

·        Đánh giá tài chính: so sánh giá dự thầu, giá chào và các yếu tố chi phí vòng đời.

·        Xếp hạng: nhà thầu đạt yêu cầu kỹ thuật và có giá cạnh tranh sẽ được xếp hạng cao.

6. Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

Chủ đầu tư ban hành quyết định phê duyệt kết quả. Kết quả phải:

·        Công khai minh bạch.

·        Gửi cho các bên liên quan.

·        Lưu trữ theo quy định.

7. Thương thảo và ký hợp đồng

Hai bên thống nhất:

·        giá hợp đồng,

·        tiến độ,

·        điều kiện thanh toán,

·        trách nhiệm bảo hành,

·        cam kết chất lượng,

·        điều khoản phạt vi phạm.

Hợp đồng mua sắm trang thiết bị thường áp dụng dạng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định hoặc hợp đồng chìa khóa trao tay tùy tính chất dự án.

IV. QUY TRÌNH ĐẤU THẦU QUA MẠNG – E-PROCUREMENT

1. Xu hướng tất yếu

Đấu thầu qua mạng được đánh giá là “cuộc cách mạng” minh bạch hóa lĩnh vực đấu thầu. Việc số hóa quy trình nhằm mục tiêu:

·        Giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp.

·        Loại bỏ nguy cơ tiêu cực.

·        Tăng tốc độ xử lý.

·        Giảm chi phí cho nhà thầu và chủ đầu tư.

·        Đồng bộ hóa dữ liệu quốc gia.

2. Quy trình thực hiện đấu thầu qua mạng

(1) Đăng ký tài khoản

Nhà thầu và bên mời thầu đều phải đăng ký tài khoản trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, kích hoạt chữ ký số và hồ sơ pháp lý điện tử.

(2) Đăng tải thông báo mời thầu

HSMT dạng điện tử được đăng lên hệ thống để mọi nhà thầu tải về.

(3) Chuẩn bị HSDT và nộp qua mạng

Nhà thầu chuẩn bị:

·        hồ sơ pháp lý,

·        năng lực tài chính,

·        đề xuất kỹ thuật,

·        báo giá,

rồi ký số và nộp trực tuyến.

(4) Mở thầu trực tuyến

Tại thời điểm đóng thầu, hệ thống tự động mở hồ sơ, công khai thông tin để đảm bảo minh bạch.

(5) Đánh giá HSDT điện tử

Tương tự đấu thầu truyền thống nhưng:

·        nhanh hơn,

·        ít sai sót hơn,

·        dữ liệu được lưu trữ tự động.

(6) Công bố kết quả trúng thầu

Kết quả đăng trực tuyến để các bên tra cứu.

(7) Ký hợp đồng điện tử

Một số gói thầu cho phép ký và lưu trữ hợp đồng điện tử theo quy định về giao dịch số.

V. NHỮNG RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ

1. Sự thiếu minh bạch trong tiêu chuẩn kỹ thuật

Một số HSMT mô tả tiêu chuẩn quá chi tiết, cố ý hướng đến một thương hiệu cụ thể, khiến các nhà thầu khác không thể tham gia.

2. Giá chào không phản ánh đúng chất lượng

Nhiều thiết bị nhập khẩu trôi nổi có giá rẻ nhưng chất lượng không đảm bảo; việc đánh giá vòng đời thiết bị chưa được chú trọng.

3. Năng lực thực sự của nhà thầu không được kiểm tra chặt chẽ

Báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự có thể được làm giả nếu bên mời thầu không kiểm chứng nghiêm túc.

4. Rủi ro hệ thống đối với đấu thầu qua mạng

·        nghẽn mạng,

·        lỗi kỹ thuật,

·        chữ ký số không hợp lệ,

·        nhà thầu nộp hồ sơ sát giờ dẫn đến “timeout”.

5. Rủi ro hậu kiểm

Kiểm toán, thanh tra có thể yêu cầu đối chiếu hồ sơ nhiều năm sau, đòi hỏi chủ đầu tư quản lý hồ sơ cực kỳ chặt chẽ.

VI. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐẤU THẦU MUA SẮM THIẾT BỊ

1. Minh bạch hóa mô tả kỹ thuật thiết bị

·        Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế.

·        Mô tả kỹ thuật dựa trên tính năng, không mô tả theo thương hiệu.

·        Tách rõ tiêu chuẩn bắt buộc và tiêu chuẩn tùy chọn.

2. Chuyên nghiệp hóa đội ngũ lập HSMT

·        Đào tạo kỹ thuật chuyên ngành.

·        Tăng năng lực thẩm định hồ sơ kỹ thuật phức tạp.

·        Chuẩn hóa quy trình viết HSMT.

3. Áp dụng các phương pháp đánh giá tiên tiến

·        Đánh giá chi phí vòng đời (LCC).

·        Chấm điểm năng lực kỹ thuật theo thang điểm.

·        Kiểm tra hậu kiểm đối với hợp đồng tương tự.

4. Tăng cường giám sát độc lập

·        Hội đồng đấu thầu đa thành phần.

·        Mời chuyên gia độc lập tham gia đánh giá kỹ thuật.

·        Công khai toàn bộ dữ liệu trên hệ thống điện tử.

5. Hoàn thiện hệ thống đấu thầu qua mạng

·        Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật.

·        Hỗ trợ 24/7 cho nhà thầu mới.

·        Chuẩn hóa chữ ký số và tài khoản cá nhân.

6. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong phân tích giá thầu

AI có thể:

·        phát hiện chào giá bất thường,

·        cảnh báo dấu hiệu thông thầu,

·        đối chiếu năng lực nhà thầu với cơ sở dữ liệu.

Đấu thầu mua sắm trang thiết bị theo quy định mới và hình thức đấu thầu qua mạng là xu hướng tất yếu của nền kinh tế hiện đại. Đây là công cụ quan trọng giúp:

·        nâng cao tính minh bạch,

·        đảm bảo cạnh tranh công bằng,

·        tiết kiệm chi phí ngân sách,

·        nâng cao hiệu quả đầu tư công.

Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi:

·        năng lực lập hồ sơ vững vàng,

·        quản trị minh bạch,

·        kỹ năng phân tích kỹ thuật,

·        sự tuân thủ pháp luật nghiêm ngặt.

Nếu được triển khai đúng chuẩn, đấu thầu mua sắm trang thiết bị sẽ trở thành một trong những nền tảng quan trọng giúp Việt Nam tiếp tục phát triển bền vững, hiện đại hóa quản lý, và tăng cường uy tín trong cộng đồng doanh nghiệp.

CÔNG TY CP TV ĐẦU TƯ VÀ THIẾT KẾ XÂY DỰNG MINH PHƯƠNG

ĐT: (08) 35146426 - (028) 22142126  – Fax: (028) 39118579 - Hotline: 0903 649 782

Địa chỉ trụ sở chính: 28B Mai Thị Lựu - Khu phố 7, Phường Tân Định. TP.HCM 

Địa chỉ văn phòng đại diện: Chung cư B1- Số 2 Đường Trường Sa, Phường Gia Định. TP.HCM

Website: www.khoanngam.net;  www.lapduan.com; www.minhphuongcorp.net;

Email: nguyenthanhmp156@gmail.com ; thanhnv93@yahoo.com.vn