Lập hồ sơ thầu, mời thầu

Lập hồ sơ mời thầu – Kế hoạch đấu thầu dành cho đơn vị tư vấn là Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư & Thiết kế Xây dựng Minh Phương.

CHUYÊN ĐỀ: LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU – KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

Đấu thầu minh bạch – then chốt của mọi dự án thành công

Trong mọi công trình xây dựng, mua sắm thiết bị hay dịch vụ công, hoạt động đấu thầu là một giai đoạn quyết định đến chất lượng, tiến độ và hiệu quả đầu tư. Khi quá trình này được thực hiện một cách minh bạch, đúng pháp luật và hiệu quả thì kết quả đầu tư sẽ tốt hơn, rủi ro sẽ thấp hơn và giá trị sử dụng của công trình, thiết bị hay dịch vụ sẽ cao hơn. Ngược lại, nếu việc lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu bị sơ sài, thiếu chuyên nghiệp hoặc vi phạm quy định pháp luật, sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy: chậm tiến độ, phát sinh chi phí, khiếu kiện, thậm chí hủy thầu hoặc mất nhà thầu tốt.

Công ty Minh Phương tự hào là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tư vấn lập hồ sơ mời thầu – kế hoạch đấu thầu cho các dự án xây dựng tại Việt Nam, đặc biệt tại thời điểm luật pháp về đấu thầu ngày càng chặt chẽ và yêu cầu kỹ thuật ngày càng cao. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng chủ đầu tư trong toàn bộ quá trình lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch lựa chọn nhà thầu, đảm bảo các nguyên tắc: cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế theo đúng quy định tại Luật đấu thầu số 43/2013/QH13

Khái quát về lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu

1.1. Khái niệm và vai trò

Hồ sơ mời thầu (HSMT) là bộ tài liệu mà bên mời thầu (hay chủ đầu tư) phát hành để mời các nhà thầu tham gia dự thầu một gói thầu cụ thể. HSMT bao gồm các thông tin về gói thầu: điều kiện tham gia, tiêu chí đánh giá, yêu cầu kỹ thuật, hợp đồng mẫu, các biểu mẫu dự thầu, thời gian, địa điểm… Việc lập HSMT bài bản giúp thu hút nhà thầu đủ năng lực, đáp ứng tốt yêu cầu và tạo cơ sở đánh giá công bằng.

Kế hoạch đấu thầu (hay kế hoạch lựa chọn nhà thầu) là văn bản chủ đầu tư lập trước khi mở gói thầu, xác định hình thức lựa chọn nhà thầu, thời gian các bước, dự toán chi phí, nguồn vốn, cách tổ chức đấu thầu, phương thức đấu thầu và các yêu cầu đặc thù. Kế hoạch giúp chủ đầu tư chủ động tổ chức lựa chọn nhà thầu một cách minh bạch và hợp lý.

1.2. Cơ sở pháp lý

Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 (có hiệu lực từ 01 07 2014) là văn bản khung điều chỉnh hoạt động đấu thầu tại Việt Nam, quy định các hình thức, phương thức lựa chọn nhà thầu, trách nhiệm của chủ đầu tư và bên mời thầu, quy trình lựa chọn nhà thầu. Ngoài ra, các nghị định hướng dẫn thi hành, thông tư liên quan cũng là cơ sở pháp lý quan trọng. Đối với lập kế hoạch và hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư cần tuân thủ các điều như: Điều 38 về quy trình lựa chọn nhà thầu; Điều 21–26 về hồ sơ mời thầu và lập kế hoạch

1.3. Nguyên tắc thực hiện

Khi lập HSMT và kế hoạch đấu thầu, cần đảm bảo các nguyên tắc:

• Cạnh tranh: mở rộng số lượng nhà thầu tham gia, không phân biệt đối xử;
• Công bằng, minh bạch: tiêu chí rõ ràng, công bố thông tin đầy đủ, kết quả lựa chọn phải được công bố;
• Hiệu quả kinh tế: lựa chọn nhà thầu có năng lực thực hiện, giá hợp lý và cam kết đạt được mục tiêu chất lượng, tiến độ và chi phí;
• Tuân thủ pháp luật: việc lập HSMT và tổ chức lựa chọn phải đúng trình tự, đúng thẩm quyền, đúng thời gian, tránh vi phạm dẫn đến hủy thầu hoặc khiếu kiện. 2. Quá trình lập kế hoạch đấu thầu

Kế hoạch đấu thầu được lập trước khi thực hiện gói thầu và nội dung thường gồm: thông tin chung về gói thầu, phương thức lựa chọn nhà thầu, nguồn vốn và ngân sách, thời gian thực hiện, hình thức hợp đồng, các bước chính và dự kiến chi phí lựa chọn nhà thầu.

2.1. Xác định thông tin gói thầu

Chủ đầu tư cần xác định rõ: tên gói thầu, mục tiêu gói thầu, giá gói thầu (dự toán hoặc ước tính), hình thức lựa chọn nhà thầu (đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh...), phương thức đấu thầu (một giai đoạn một túi hồ sơ, một giai đoạn hai túi hồ sơ...). Việc phân loại đúng hình thức và phương thức giúp tránh sai sót từ đầu.

2.2. Lập ngân sách và nguồn vốn

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải xác định rõ nguồn vốn thực hiện gói thầu, giá trị dự toán và khả năng cân đối vốn. Chủ đầu tư có trách nhiệm đảm bảo đã có hoặc sẽ đảm bảo được nguồn vốn trước khi tổ chức lựa chọn nhà thầu

2.3. Xác định thời gian thực hiện và các bước đấu thầu

Kế hoạch cần nêu rõ tiến độ dự kiến: phát hành hồ sơ mời thầu, đóng thầu, đánh giá hồ sơ, công bố kết quả lựa chọn nhà thầu, ký kết hợp đồng và thời gian thực hiện gói thầu. Luật đấu thầu quy định thời gian tối đa đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu

2.4. Chỉ định bên mời thầu và tổ chuyên gia

Chủ đầu tư hoặc bên mời thầu phải xác định bộ phận hoặc nhân sự chịu trách nhiệm qua các bước lập kế hoạch và thực hiện đấu thầu, đảm bảo đủ năng lực và không có xung đột lợi ích.

3. Lập hồ sơ mời thầu (HSMT)

Hồ sơ mời thầu là công cụ quan trọng để mời nhà thầu, vì vậy việc lập HSMT cần hết sức bài bản, rõ ràng và tuân thủ pháp luật.

3.1. Các thành phần chính của HSMT

Một HSMT hoàn chỉnh thường bao gồm:

• Thông báo mời thầu hoặc thư mời thầu
• Hướng dẫn nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu
• Yêu cầu về tư cách, năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu
• Yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ và các điều kiện hợp đồng
• Tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất
• Mẫu hợp đồng hoặc dự thảo hợp đồng
• Biểu mẫu hồ sơ dự thầu, bảng giá, cam kết, đảm bảo thực hiện hợp đồng

3.2. Yêu cầu kỹ thuật và tiêu chí đánh giá

HSMT cần đưa ra yêu cầu kỹ thuật rõ ràng, không mập mờ, ràng buộc một cách công bằng với tất cả nhà thầu. Tiêu chí đánh giá cũng phải rõ ràng: năng lực, kinh nghiệm, giá, tiến độ, phương án thi công... Phương pháp đánh giá phải được công bố trước khi nộp hồ sơ

3.3. Các bước phát hành hồ sơ và nhận hồ sơ

Sau khi HSMT được duyệt, bên mời thầu thông báo phát hành hồ sơ theo hình thức phù hợp (qua mạng đấu thầu quốc gia, báo chí đấu thầu…) và chỉ định thời điểm đóng thầu. Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ theo hướng dẫn nêu trong HSMT.

3.4. Các lưu ý về minh bạch và hồ sơ điện tử

Luật đấu thầu có quy định việc lựa chọn nhà thầu qua mạng và đăng tải thông tin trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Bên mời thầu cần đảm bảo đăng tải thông tin đầy đủ và đúng thời hạn.

4. Vai trò của Công ty Minh Phương trong hỗ trợ lập HSMT và kế hoạch đấu thầu

Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn trong lĩnh vực lập hồ sơ mời thầu và đấu thầu, Công ty Minh Phương cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp gồm: khảo sát tư vấn gói thầu, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, lập và soát xét HSMT, hỗ trợ phát hành hồ sơ và tư vấn trong quá trình đánh giá lựa chọn nhà thầu.

4.1. Khảo sát và phân tích gói thầu

Trước khi lập HSMT, Minh Phương tiến hành khảo sát thực tế dự án, xác định quy mô gói thầu, loại hình, yêu cầu kỹ thuật, nguồn vốn và rủi ro. Từ đó đề xuất phương thức lựa chọn nhà thầu, hình thức đấu thầu phù hợp và thời gian kế hoạch cụ thể.

4.2. Lập kế hoạch đấu thầu chi tiết

Công ty xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu chi tiết: tên gói thầu, nội dung gói thầu, hình thức, giá dự kiến, các bước đấu thầu, thời gian từng bước, bộ phận chịu trách nhiệm và nguồn vốn rõ ràng.

4.3. Soạn thảo và kiểm định HSMT

Minh Phương đảm nhận việc soạn thảo HSMT đảm bảo đầy đủ các thành phần pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Đồng thời kiểm tra lại nội dung để tránh sai sót về điều kiện tham gia, tiêu chí đánh giá, tránh tạo rào cản kỹ thuật không hợp lý và đảm bảo tính cạnh tranh.

4.4. Tư vấn trong quá trình lựa chọn nhà thầu

Công ty hỗ trợ việc phát hành hồ sơ, tổ chức giải đáp thắc mắc từ nhà thầu, theo dõi quá trình nộp hồ sơ, hỗ trợ bên mời thầu trong thẩm định, đánh giá hồ sơ và hỗ trợ việc ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng.

5. Thách thức và giải pháp trong lập HSMT – kế hoạch đấu thầu

5.1. Thách thức

• Pháp luật đấu thầu liên tục cập nhật, bên mời thầu và bộ phận lập hồ sơ cần cập nhật thường xuyên để tránh sai sót.
• Yêu cầu kỹ thuật và điều kiện tham gia ngày càng cao, nếu HSMT lập thiếu chính xác sẽ dẫn đến số lượng nhà thầu tham dự giảm, thiếu cạnh tranh.
• Quá trình đánh giá hồ sơ nhà thầu cần khách quan, minh bạch; nếu không sẽ dẫn đến khiếu nại, hủy thầu hoặc xử lý vi phạm.
• Công tác công khai và sử dụng mạng đấu thầu quốc gia đặt ra yêu cầu về công nghệ thông tin và quy trình làm việc.

5.2. Giải pháp

• Đầu tư đào tạo nhân sự chuyên trách đấu thầu, cập nhật văn bản pháp luật và kỹ năng lập hồ sơ.
• Áp dụng phần mềm quản lý dự án và hồ sơ đấu thầu, tuân thủ quy định đăng tải công khai.
• Soạn thảo HSMT rõ ràng, minh bạch, khuyến khích nhiều nhà thầu tham dự, tránh điều kiện tham gia quá khắt khe.
• Thiết lập quy trình kiểm tra, phê duyệt và đánh giá nội bộ trước khi phát hành HSMT.
• Theo dõi và đánh giá sau đấu thầu để rút kinh nghiệm cải thiện hồ sơ và quy trình cho những gói thầu sau.

6. Kết luận

Việc lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu là hai thành phần cốt lõi của quá trình lựa chọn nhà thầu và là tiền đề để đảm bảo tính đúng luật, tính cạnh tranh, minh bạch và hiệu quả của gói thầu. Công ty Minh Phương với kinh nghiệm và năng lực tư vấn hoàn toàn có khả năng đồng hành cùng chủ đầu tư trong việc thiết kế, lập và thực hiện kế hoạch đấu thầu và HSMT một cách bài bản.

Đầu tư xây dựng hay mua sắm thiết bị dù lớn hay nhỏ, nếu thực hiện đúng quy trình đấu thầu sẽ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng và giảm rủi ro. Với sự tư vấn chuyên nghiệp và đúng luật của Minh Phương, chủ đầu tư có thể yên tâm về việc lựa chọn nhà thầu phù hợp, đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng công trình hoặc dự án.

Chúng tôi mong muốn được hợp tác với Quý Chủ đầu tư để cùng xây dựng các giải pháp đấu thầu hiệu quả, minh bạch và thành công.

LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU – KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

CHUYÊN ĐỀ: LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU – KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU
ĐƠN VỊ THỰC HIỆN: CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ & THIẾT KẾ XÂY DỰNG MINH PHƯƠNG

Đấu thầu minh bạch – then chốt của mọi dự án thành công

Trong mọi công trình xây dựng, mua sắm thiết bị hay dịch vụ công, đấu thầu là giai đoạn quyết định đến chất lượng, tiến độ và hiệu quả đầu tư. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra đúng luật, minh bạch và hiệu quả thì việc lập hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu cần được thực hiện một cách bài bản và chuyên nghiệp.

Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư & Thiết kế Xây dựng Minh Phương là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tư vấn lập hồ sơ mời thầu – đấu thầu xây dựng tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh luật pháp đấu thầu ngày càng chặt chẽ và yêu cầu kỹ thuật ngày càng cao.

Minh Phương – Đồng hành cùng nhà đầu tư trong công tác đấu thầu

Minh Phương không chỉ là đơn vị tư vấn thiết kế xây dựng mà còn là đối tác chiến lược chuyên nghiệp trong tư vấn đấu thầu, giúp chủ đầu tư thực hiện đầy đủ các bước pháp lý và kỹ thuật cần thiết trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Dịch vụ tư vấn đấu thầu của Minh Phương bao gồm:

1. Tư vấn lập kế hoạch đấu thầu – Đặt nền móng cho minh bạch

Việc lập kế hoạch đấu thầu là bước đi đầu tiên và quan trọng, nhằm xác định:

• Hình thức lựa chọn nhà thầu (đấu thầu rộng rãi, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện…)
• Thời gian tổ chức đấu thầu, thời điểm phê duyệt, thực hiện và nghiệm thu
• Tổ chức đấu thầu theo từng gói công việc: xây lắp, mua sắm, tư vấn, EPC, dịch vụ phi tư vấn...

Minh Phương tư vấn chi tiết từng bước phù hợp với từng loại hình dự án, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu theo quy định của Luật Đấu thầu 2013 và các nghị định hướng dẫn hiện hành.

2. Lập hồ sơ mời thầu – Hồ sơ “gốc” định hình toàn bộ quá trình đấu thầu

Hồ sơ mời thầu (HSMT) đóng vai trò là "luật chơi" cho mọi nhà thầu tham gia đấu thầu, trong đó quy định rõ:

• Quy mô, tính chất, yêu cầu kỹ thuật của gói thầu
• Hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện, tiêu chí đánh giá
• Yêu cầu về tài chính, kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật của nhà thầu
• Điều kiện thanh toán, bảo lãnh, bảo hành, cam kết môi trường

Minh Phương là đơn vị đã thực hiện hàng trăm bộ HSMT cho các dự án lớn, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng dân dụng, hạ tầng, trường học, bệnh viện, khu công nghiệp, cung cấp thiết bị và dịch vụ tư vấn kỹ thuật.

3. Đánh giá & thẩm định – Bảo vệ lợi ích chủ đầu tư

Sau khi nhận hồ sơ dự thầu, đội ngũ chuyên gia Minh Phương sẽ thực hiện:

• Mở thầu, đánh giá hồ sơ (theo 1 hoặc 2 giai đoạn)
• Chấm điểm kỹ thuật và tài chính
• Xác định nhà thầu trúng thầu phù hợp và có lợi nhất
• Thẩm định kết quả và hỗ trợ phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

Quá trình đánh giá dựa trên bộ tiêu chí khoa học, khách quan, bảo đảm lựa chọn nhà thầu có năng lực, giá hợp lý, năng lực thi công thực tế.

4. Tư vấn cho nhà thầu lập hồ sơ dự thầu

Ngoài việc tư vấn cho chủ đầu tư, Minh Phương còn hỗ trợ các nhà thầu lập hồ sơ dự thầu, gồm:

• Phân tích HSMT, đề xuất phương án kỹ thuật – thi công hợp lý
• Tính toán đơn giá dự thầu, chi phí nhân công, máy móc, vật tư
• Chuẩn bị hồ sơ năng lực, pháp lý và các mẫu biểu
• Hướng dẫn đấu thầu qua mạng (E-Bidding), lập hồ sơ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Dịch vụ cung cấp thông tin đấu thầu – Cập nhật, đầy đủ, chính xác

Một trong những khó khăn của các chủ đầu tư và nhà thầu là thiếu thông tin kịp thời về các gói thầu, hồ sơ pháp lý, lịch trình đấu thầu. Minh Phương cung cấp:

• Cơ sở dữ liệu đấu thầu toàn quốc: danh sách các dự án đã, đang và sắp triển khai
• Thông tin về các văn bản pháp lý mới nhất: Luật Đấu thầu, Nghị định 63, Thông tư 08…
• Hỗ trợ đăng tải thông tin đấu thầu trên Cổng thông tin đấu thầu quốc gia (muasamcong.mpi.gov.vn)
• Thông báo mời thầu, sơ tuyển: soạn thảo và đăng thông báo đúng quy định

Việc tiếp cận thông tin sớm giúp các bên liên quan có kế hoạch tham gia hoặc tổ chức đấu thầu một cách hiệu quả và đúng thời hạn.

Các dịch vụ pháp lý và hỗ trợ khác trong lĩnh vực đấu thầu

Bên cạnh lập hồ sơ, Minh Phương còn cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý trong đấu thầu, bao gồm:

• Giải quyết kiến nghị trong đấu thầu: đại diện hoặc hỗ trợ pháp lý cho chủ đầu tư hoặc nhà thầu khi có mâu thuẫn, tranh chấp.
• Hỗ trợ khiếu nại, tố tụng trong đấu thầu: đối với các trường hợp sai phạm, tiêu cực hoặc vi phạm quy định đấu thầu.
• Tư vấn rà soát toàn bộ quy trình đấu thầu cho cơ quan nhà nước, tổ chức tài chính, đơn vị sử dụng vốn ngân sách nhằm bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp của Minh Phương

 Tiết kiệm thời gian: Thay vì tự học hỏi, tra cứu luật, soạn thảo tài liệu và xử lý hồ sơ phức tạp, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin, Minh Phương sẽ lo trọn gói.

 Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Đảm bảo hồ sơ đúng luật, hạn chế bị loại, bị phản đối hay đình chỉ.

 Chuyên môn sâu: Đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong đấu thầu – dự toán – thẩm định.

 Đa dạng lĩnh vực: Kinh nghiệm trong các dự án xây dựng, giao thông, điện lực, y tế, công nghiệp, mua sắm thiết bị…

 Đồng hành lâu dài: Hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi hoàn thiện quyết toán, bảo hành, thanh lý hợp đồng.

Việc lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu chuyên nghiệp là yêu cầu bắt buộc đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách, ODA, vốn vay ưu đãi hoặc vốn đầu tư công tư (PPP). Minh Phương – với vai trò là đơn vị tư vấn hàng đầu – đã và đang đồng hành cùng nhiều chủ đầu tư, doanh nghiệp thực hiện hiệu quả các dự án xây dựng và đầu tư công nghệ trên khắp cả nước.

Trong bối cảnh môi trường đầu tư ngày càng đòi hỏi minh bạch, cạnh tranh và đúng quy định, lựa chọn dịch vụ tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp chính là bước đi đúng đắn, thông minh và bền vững.

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ & THIẾT KẾ XÂY DỰNG MINH PHƯƠNG là nhà tư chuyên về Tư vấn đấu thầu – lập kế hoạch đấu thầu – lập hồ sơ mời thầu – chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho các công trình xây dựng và mua sắm thiết bị máy móc. Công ty Minh Phương cung cấp cho khách hàng dịch vụ tư vấn đấu thầu, cung cấp thông tin về đấu thầu và các thông tin khác liên quan.

1. Dịch vụ tư vấn đấu thầu:

Tư vấn cho chủ đầu tư lập kế hoạch đấu thầu (hình thức lựa chọn nhà thầu)

Lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đối với các gói thầu thuộc hình thức đầu thầu rộng rãi trong nước, quốc tế, EPC, sơ tuyển, chào hàng…

Đánh giá lựa chọn nhà thầu; Thẩm định hồ sơ mời thầu; Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu; Lập và thẩm định dự toán; Tư vấn xử lý tình huống trong đấu thầu.

Tư vấn cho nhà thầu lập hồ sơ dự thầu, tính toán đơn giá dự thầu, lập hồ sơ dự thầu.

2. Dịch vụ cung cấp thông tin về đấu thầu

Cơ sở dữ liệu về thông tin đấu thầu; Cung cấp văn bản pháp lý về đấu thầu; Hỗ trợ đăng thông tin đấu thầu.

3.Dịch vụ khác liên quan:

Tư vấn giải quyết kiến nghị trong đấu thầu; Giải quyết kiến nghị tại cơ quan tố tụng trong đấu thầu.